Ηλεκτρονική υποβολή εντύπων μέσω ΕΡΓΑΝΗ στο ΣΕΠΕ - ΟΑΕΔ Του Βασίλειου Γαμβρούδη Οι εργοδότες υποχρεούνται να υποβάλλουν ηλεκτρονικά ορισμένα έντυπα στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας (ΣΕΠΕ) "ΕΡΓΑΝΗ" το οποίο συνδέεται με το ΙΚΑ και ΟΑΕΔ. Η διαδικασία αυτή είναι υποχρεωτική και αφορά τόσο τα φυσικά όσο και τα νομικά πρόσωπα, κερδοσκοπικού και μη χαρακτήρα, ιδιωτικού και δημόσιου τομέα, που απασχολούν προσωπικό με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου, ορισμένου ή αόριστου χρόνου. Εξαιρείται το Ε11 όπως πιο κάτω αναφέρεται. Τα έντυπα αυτά είναι: - Ε3 Αναγγελία πρόσληψης Στο έντυπο αυτό συμπεριλαμβάνεται και ο συμπληρωματικός πίνακας προσωπικού νέων προσλήψεων (Ε4). Υποβάλλεται το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας. Όταν πρόκειται για νέους εργοδότες υποβάλλεται ενός 3 ημερών. Οι 3 ημέρες από την ημερομηνία απογραφής στην αρμόδια υπηρεσία του ΙΚΑ ισχύει και για την περίπτωση που πραγματοποιείται έναρξη παραρτημάτων με νέες προσλήψεις εργαζομένων. - Ε4 Πίνακες προσωπικού Υποβάλλεται μια φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 1ης Οκτωβρίου έως 21 Οκτωβρίου κάθε έτους. Ειδικά για το 2015 με Υπουργική απόφαση παρατάθηκε η προθεσμία μέχρι 31 Οκτωβρίου. Ο Ε4 - Ετήσιος πίνακας προσωπικού που κατατίθεται από 1-21 Οκτωβρίου καταγράφει το σύνολο των εργαζομένων κατά την ώρα της υποβολής του. Ετήσιος συμπληρωματικός πίνακας κατατίθεται μόνο για απασχολουμένους που εργάζονταν την ώρα της υποβολής του Ε4 αλλά δεν συμπεριλήφθησαν σ' αυτόν. Στις περιπτώσεις σύστασης νέου παραρτήματος ή απασχόλησης προσωπικού για πρώτη φορά εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου πίνακα προσωπικού, δηλαδή από 22/10 κάθε έτους έως 30/9 του επόμενου έτους, τότε και μόνο υποβάλλεται Ε4 - Αρχικός Πίνακας προσωπικού. Οι συμπληρωματικοί και τροποποιητικοί πίνακες προσωπικού συνδέονται υποχρεωτικά με τον τελευταίο ηλεκτρονικά υποβληθέντα Ετήσιο ή Αρχικό πίνακα μέσω των πεδίων "Αριθμός Πρωτοκόλλου Αρχικής" και "Ημερομηνία Υποβολής Αρχικής". Επί μεταβολής αποδοχών το Ε4 υποβάλλεται συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία μεταβολής των αποδοχών, εντός 15 ημερών από τη μεταβολή. Επί μεταβολής ωραρίου ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου) συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας προς τους εργαζόμενους. Δεν απαιτείται ηλεκτρονική κατάθεση συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού όταν η επιχείρηση αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο, ούτε και όταν έχουμε αλλαγή ειδικότητας του εργαζομένου. - Ε5 Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης Υποβάλλεται εντός 8 ημερών. - Ε6 Καταγγελία συμβάσεως αορίστου χρόνου (με ή χωρίς προειδοποίηση) Υποβάλλεται ενός 8 ημερών. Υλοποιείται σε δύο στάδια. Ο εργοδότης αρχικά συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα του εντύπου Ε6, την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν οι υπογραφές ιδιοχείρως του εργοδότη και του εργαζομένου, ο εργοδότης ολοκληρώνει την ηλεκτρονική υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με τις προαναφερθείσες υπογραφές. Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε6 ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της ηλεκτρονικά σαρωμένης έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή. - Ε7 Βεβαίωση - Δήλωση εργοδότη για σύμβαση ορισμένου χρόνου ή έργου Υποβάλλεται εντός 8 ημερών, εκτός αν πρόκειται για νέα πρόσληψη. - Ε8 Γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης Υποβάλλεται εντός του α 15θημέρου του επομένου μηνός εκείνου της πραγματοποιηθείσης υπερωρίας. Στο έντυπο Ε8 στην καρτέλα των απασχολουμένων έχουν προστεθεί τα νέα πεδία α) "Χαρακτηρισμός εργαζομένου" ως προς την ιδιότητά του, αν δηλαδή είναι υπάλληλος ή εργατοτεχνίτης και β) "Αριθμός Πρωτοκόλλου Έγκρισης ΑΣΕ" όπου συμπληρώνεται όταν έχει χορηγηθεί σχετική άδεια υπερωριακής απασχόλησης επιπλέον των ανώτατων επιτρεπόμενων ορίων. Η ηλεκτρονική υποβολή του Εντύπου Ε8 δεν δύναται να πραγματοποιηθεί εφόσον έχει παρέλθει η προβλεπόμενη προθεσμία του α 15θημέρου του μηνός. Στην περίπτωση αυτή η γνωστοποίηση της υπερωριακής απασχόλησης πραγματοποιείται με προσέλευση και κατάθεση στην αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ του σχετικού εντύπου. Οι υπηρεσίες προβαίνουν σε όλες τις ενέργειες που καθορίζονται από την κείμενη νομοθεσία για την εκπρόθεσμη κατάθεση. Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή. Για το σκοπό αυτό, σε περίπτωση λανθασμένης καταχώρησης στοιχείων στο υποβληθέν έντυπο, ο εργοδότης εκτυπώνει το ηλεκτρονικά υποβληθέν έντυπο, συνοδεύοντάς το με α) γραπτή επιστολή με διευκρινίσεις ως προς την επιθυμητή διόρθωση και εφόσον είναι αναγκαίο β) συμπληρωμένο έντυπο με ορθά στοιχεία και τα υποβάλλει με προσέλευση στο ΣΕΠΕ. - Ε9 Μερική ή εκ περιτροπής εργασία Υποβάλλεται εντός 8 ημερών, εκτός αν είναι νέα πρόσληψη. Υποβάλλονται υποχρεωτικά σαρωμένα ως συνημμένα, τα έγγραφα ατομικής σύμβασης μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας καθώς και οι σχετικές συμφωνίες ή αποφάσεις που αφορούν την εκ περιτροπής εργασία, αφού έχουν τεθεί όλες οι απαραίτητες υπογραφές. Για την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου Ε9 συνυποβάλλονται υποχρεωτικά, αφού πρώτα σαρωθούν και αποθηκευθούν σε αρχείο μορφής ΡDF, τα έγγραφα: α) ατομικών συμβάσεων μερικής ή εκ περιτροπής απασχόλησης ή β) η απόφαση του εργοδότη για μονομερή επιβολή συστήματος εκ περιτροπής εργασίας στο προσωπικό του, εφόσον πρώτα έχουν τεθεί σ' αυτά οι απαιτούμενες υπογραφές. Εάν υποβληθούν περισσότερες από μία ατομικές συμβάσεις, αυτές θα πρέπει να αποθηκευθούν σε ένα και μόνο αρχείο. Επειδή υπάρχει περιορισμός στο μέγεθος του αρχείου, από την ομάδα διαχείρισης του Π.Σ. συστήνεται η ανάλυση του σαρωτή να ρυθμίζεται στα 150 dpi και η σάρωση να μην είναι έγχρωμη. Για τα είδη αυτών των συμβάσεων (Μερικής απασχόλησης και εκ περιτροπής εργασία) εκδόθηκαν οι εγκύκλιοι του Υπ. Εργασίας αριθ. 30948/28.6.2013 και 30982/4.7.2013 που παρατίθενται πιο κάτω και οι οποίες παρέχουν διάφορες διευκρινίσεις για επί μέρους θέματα όπως π.χ. τροποποίηση όρων κ.λπ. - Ε10 Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας Άμεσος υποβολή για έναρξη ισχύος. Υποβάλλεται υποχρεωτικά σαρωμένο ως συνημμένο, το σώμα της Επιχειρησιακής σ.σ.ε. και τυχόν παραρτήματα, αφού έχουν τεθεί όλες οι απαραίτητες υπογραφές των συμβαλλομένων μερών. Όπως προκύπτει από το αριθ. 42109/143/23.9.2015 έγγραφο του Υπ. Εργασίας το οποίο παρατίθεται πιο κάτω από την 30.9.2015 που έγινε αναβάθμιση του πληροφοριακού συστήματος ΕΡΓΑΝΗ στο Έντυπο Ε10 και στην ενότητα Δ προστέθηκε το πεδίο "ΑΦΟΡΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗ Σ.Σ.Ε. ή ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΩΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ". - Ε11 Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας Οι εργοδότες έχουν υποχρέωση να γνωστοποιούν ηλεκτρονικά, εντός του μηνός Ιανουαρίου, κάθε έτους, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος. Επομένως, με βάση τα στοιχεία που έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό "Βιβλίο Αδειών", αναφορικά με τις δικαιούμενες και τις πραγματικά χορηγηθείσες ημέρες αδείας του συνόλου των εργαζομένων και σύμφωνα με τις αντίστοιχες πραγματικά καταβληθείσες αποδοχές χορηγηθείσας αδείας και επιδόματος αδείας, θα συμπληρώνεται αντίστοιχα και το έντυπο Ε11. Πιο συγκεκριμένα, - Σε περίπτωση κατά την οποία, χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, υφίσταται υποχρέωση συμπλήρωσης των αντίστοιχων στηλών του Εντύπου Ε11. - Σε περίπτωση, κατά την οποία, παρανόμως δεν χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, συμπληρώνεται, μεταξύ των άλλων, ο αριθμός των χορηγηθεισών ημερών αδείας (εάν υφίστανται), καθώς και οι πραγματικώς καταβληθείσες αποδοχές αδείας και επιδόματος αδείας. - Σε περίπτωση, λύσης της σχέσης εργασίας μισθωτού (όπως ιδίως, καταγγελία σύμβασης ή οικειοθελή αποχώρηση) με οποιονδήποτε τρόπο πριν χορηγηθεί το σύνολο της αδείας, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, θα πρέπει να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων, ο λόγος της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας. - Τέλος, εάν ο λόγος μη χορήγησης του συνόλου ή μέρους της δικαιούμενης αδείας είναι η αντικειμενική αδυναμία χορήγησής της, εκ μέρους του εργοδότη, όπως ιδίως λόγω μακροχρόνιας ασθένειας, ειδικών αδειών που οφείλονται σε εγκυμοσύνη/μητρότητα, άδειας άνευ αποδοχών, στράτευσης κ.λπ., του εργαζομένου, θα πρέπει, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων η αιτία της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας. Από τη γνωστοποίηση των στοιχείων της Κανονικής Άδειας εξαιρούνται οι φορείς του "Μητρώου Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης" για το με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικό τους. Παρατηρήσεις (Αποφάσεις - Εγκύκλιοι - Έγγραφα) Οι όροι και προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων καθορίστηκαν αρχικά με την αριθ. 5072/6/2013 απόφαση του Υπουργού Εργασίας (ΕΑΕΔ 2013 σελ. 340). Στη συνέχεια εκδόθηκαν διάφορες άλλες αποφάσεις, εγκύκλιοι, έγγραφα ως εξής: 1. Αποφ. 28153/126/13 Τροποποίησης και συμπλήρωσης ΥΑ 5072/13 - ΕΑΕΔ 2013 σελ. 939. 2. Εγκ. 31398/2013 Τροποποίησης και συμπλήρωσης ΥΑ 5072/13 - ΕΑΕΔ 2013 σελ. 945. 3. Αποφ. 29502/2014 Τροποποίησης και συμπλήρωσης ΥΑ 5072/13 - ΕΑΕΔ 2014 σελ. 983. Αποφ. 49327/14 Τροποποίηση - ΕΑΕΔ 2015 σελ. 130. 4. Εγκ. 509/2013 Διαδικασία υποχρεωτικής υποβολής - ΕΑΕΔ 2013 σελ. 741. 5. Εγκ. 31403/13 Γνωστοποίηση Υπερωριακής απασχόλησης - ΕΑΕΔ 2013 σελ. 946. 6. Εγκ. 3631/2013 Βιβλίο Αδειών - ΕΑΕΔ 2015 σελ. 269. 7. Εγγρ. 13146/15 Γνωστοποίηση ετήσιας κανονικής άδειας - ΕΑΕΔ 2015 σελ. 671. 8. Εγκ. 30982/2013 Ηλεκτρονική υποβολή εντύπου Ε9. 9. Εγκ. 30948/2013 Έντυπα Ε9 και Ε10. 10. Εγγρ. 42109/143/2015 Αναβάθμιση ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Οι τρεις τελευταίες εγκύκλιοι δημοσιεύονται πιο κάτω. Η προηγούμενη μελέτη μας για το ίδιο θέμα δημοσιεύτηκε στο περιοδικό του 2014 σελ. 1146. Έντυπα - Υποδείγματα Τα απαιτούμενα έντυπα-υποδείγματα για κάθε περίπτωση έχουν δημοσιευθεί κατά καιρούς στο περιοδικό. Η παραπομπή των σελίδων ακολουθεί ως εξής: Έντυπο Ε3 ΕΑΕΔ 2012 σελ. 905 Έντυπο Ε4 ΕΑΕΔ 2012 σελ. 908 Έντυπο Ε5 ΕΑΕΔ 2012 σελ. 909 Έντυπο Ε6 ΕΑΕΔ 2012 σελ. 911 Έντυπο Ε7 ΕΑΕΔ 2012 σελ. 913 Έντυπο Ε8 ΕΑΕΔ 2013 σελ. 943 Έντυπο Ε9 ΕΑΕΔ 2013 σελ. 341-342 Έντυπο Ε10 ΕΑΕΔ 2013 σελ. 343 Έντυπο Ε11 ΕΑΕΔ 2015 σελ. 131
ΕΑΕΔ Περιοδικό Εργατικού και Ασφαλιστικού Δικαίου – Εργατικά – Εργατική νομοθεσία – Ασφαλιστική νομοθεσία – ΣΣΕ – Αποδοχές – Μισθός – Ημερομίσθιο – Επιδόματα – Συνταξιοδότηση – ΙΚΑ – ΕΑΕΔ Περιοδικό Εργατικού και Ασφαλιστικού Δικαίου
