Έντυπα ΕΡΓΑΝΗ Διαδικασία - Προθεσμίες - Nομιμοποιητικά έγγραφα - Διορθώσεις - Εξαιρέσεις - Πρόσβαση και διαχείριση - Κυρώσεις - Διατάξεις κλπ. Βασ. Γαμβρούδη, τ. Δ/ντή Υπ. Εργασίας Αιτιολογία Είδος εντύπου Κωδικός Προθεσμία Διατάξεις Πρόσληψη Αναγγελία πρόσληψης με σύμβαση αορίστου χρόνου Ε3 Το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πριν από την ανάληψη εργασίας. Οι νέοι εργοδότες οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά και οι εργοδότες που ιδρύουν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, μπορούν να υποβάλλουν το Ε3 εντός 3 ημερών εργασίμων από την απογραφή στην αρμόδια υπηρεσία του ΕΦΚΑ. Βλέπε και παρατηρήσεις (Η) Ν. 4152/13 ΥΑ 32143/Δ1 11288/18 Αναγγελία έναρξης / μεταβολών απασχόλησης ωφελουμένου από προγράμματα κοινωφελούς χαρακτήρα Ε3.1 Υποχρεωτικά το αργότερο την ίδια ημέρα της έναρξης απασχόλησης του ωφελουμένου. Σε διακοπή του προγράμματος ο επιβλέπων φορέας αναγγέλλει τη διακοπή εντός 4 εργασίμων ημερών. Πρακτική Άσκηση - Μαθητεία Αναγγελία έναρξης / μεταβολών θεωρητικής κατάρτισης από πάροχο ωφελούμενου από εθνικούς πόρους προγράμματα κατάρτισης Ε3.2 Υποβάλλεται το αργότερο 4 εργάσιμες ημέρες πριν από την έναρξη της θεωρητικής κατάρτισης ή πρακτικής άσκησης, από τον πάροχο κατάρτισης. Σε περίπτωση αλλαγής εργοδότη για την πρακτική άσκηση του ωφελούμενου ο πάροχος κατάρτισης συμπληρώνει το Ε3.2 με τα στοιχεία αλλαγής εργοδότη το αργότερο 4 εργάσιμες ημέρες πριν από την επέλευση της μεταβολής. Αναγγελία έναρξης / μεταβολών πρακτικής άσκησης σε εργοδότη ωφελουμένου από πόρους προγράμματα απασχόλησης - κατάρτισης Ε3.3 Υποβάλλεται το αργότερο 4 εργάσιμες ημέρες πριν από την έναρξη της θεωρητικής κατάρτισης ή πρακτικής άσκησης του ωφελουμένου. Σε περίπτωση μεταφοράς ωφελουμένου σε άλλο παράρτημα της επιχείρησης, ο εργοδότης υποβάλλει το Ε3.3 με τα στοιχεία παραρτήματος εργοδότη το αργότερο 4 εργάσιμες ημέρες πριν από τη μεταφορά. Σε περίπτωση διακοπής ή λήξης πρακτικής άσκησης ωφελουμένου, ο εργοδότης αναγγέλλει τη διακοπή ή τη λήξη της το αργότερο 4 εργάσιμες ημέρες από το αντίστοιχο γεγονός. Σε περίπτωση τροποποίησης ωραρίου πρακτικής άσκησης ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το Ε3.3 με τα μεταβληθέντα στοιχεία το αργότερο έως και την ίδια ημέρα τροποποίησης και σε κάθε περίπτωση πριν από την ανάληψη υπηρεσίας. Αναγγελία έναρξης / μεταβολών σύμβασης μαθητείας Ε3.4 Υποβάλλεται το αργότερο πριν από την έναρξη της μαθητείας. Σε περίπτωση διακοπής ή λήξης της μαθητείας ο εργοδότης υποβάλλει το Ε3.4 το αργότερο 4 εργάσιμες ημέρες από τη διακοπή ή λήξη. Κατά την υποβολή του Ε3.4 επισυνάπτεται η σαρωμένη σύμβαση μαθητείας μεταξύ του μαθητή του σχολείου και του εργοδότη. ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Αρχικός πίνακας Ε4 Το έντυπο Ε4 (πίνακες προσωπικού) υποβάλλεται ηλεκτρονικά στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ με όλα τα στοιχεία που προβλέπονται (ονοματεπώνυμο μισθωτού, ώρες εργασίας, αποδοχές, ειδικότητα κλπ.) το μήνα Οκτώβριο (από 1-31/10) κάθε έτους. ΥΑ 32143/Δ1.11288/18 Συμπληρωματικός πίνακας Ε4 Εάν μετά την υποβολή του ετήσιου πίνακα προσωπικού ο εργοδότης χρειασθεί να προσλάβει νέο προσωπικό τότε ο συμπληρωματικός πίνακας υποβάλλεται το αργότερο την ίδια ημέρα και πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον μισθωτό. Ν. 3996/11 αρθ. 30 ΥΑ 32143/Δ1.11288/18 Τροποποίηση ωραρίου Ε4 Κάθε αλλαγή ή τροποποίηση ωραρίου καταχωρείται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Αυτό γίνεται με συμπληρωματικούς πίνακες προσωπικού ως προς τα μεταβαλλόμενα στοιχεία το αργότερο ως και την ίδια ημέρα της ημέρας αλλαγής ή τροποποίησης ωραρίου και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Το Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου) και όχι ετήσιος μπορεί να υποβάλλεται και με αποστολή μηνύματος, μέσω κινητού τηλεφώνου ανά παράρτημα. Ο εργοδότης ή τα εξουσιοδοτημένα από αυτόν πρόσωπα είναι αποκλειστικά υπεύθυνα για τη δήλωση του αριθμού κινητού τηλεφώνου και τυχόν μεταβολής αυτού. Ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία υποβολής (τα οποία αποτελούν για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής) αποστέλλονται επίσης μέσω μηνύματος. Ν. 4310/14 Ν. 4488/17 αρ. 36 Μεταβολή αποδοχών Ε4 Σε περίπτωση που μεταβληθούν οι αποδοχές εργαζομένων ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το Ε4 συμπληρωμένο ως προς τα στοιχεία της μεταβολής των αποδοχών εντός 15 ημερών από τη μεταβολή. Σε περίπτωση μεταβολής των αποδοχών σε μόνιμη βάση ο εργοδότης υποβάλλει το Ε4 συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της μεταβολής των αποδοχών εντός 15 ημερών από τη μεταβολή. Αφορά τις μεταβολές των αποδοχών σε μόνιμη βάση (π.χ. αλλαγή μισθολογικού κλιμακίου) και όχι περιπτώσεις όπως λ.χ. περικοπή αποδοχών λόγω συμμετοχής σε απεργία ή απουσίας. Αλλαγή ειδικότητας Βλέπε "Παρατηρήσεις" Οικειοθελής αποχώρηση μισθωτού Αναγγελία της οικειοθελούς αποχώρησης του μισθωτού E5 Ο εργοδότης συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα του εντύπου, την εκτυπώνει κι αφού τεθούν ιδιοχείρως οι υπογραφές εργοδότη και εργαζομένου ολοκληρώνει την υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του σαρωμένου εντύπου Ε5. Προθεσμία 4 ημέρες. Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε5 από τον εργαζόμενο ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της σαρωμένης εξώδικης δήλωσης και της έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή. Ν. 4488/17 ΥΑ 32143/Δ1.11288/18 Εθελουσία Έξοδος Εργαζομένων E5 Υποβάλλεται το έντυπο Ε5 με ομαδικό τρόπο καταχώρησης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο. Εντός 4 ημερών εργασίμων. Καταγγελία Συμβάσεως Αορίστου Χρόνου - Με ή χωρίς προειδοποίηση - Αναγγελία του εντύπου της καταγγελίας της συμβάσεως εργασίας αορίστου χρόνου Ε6 Αρχικά ο εργοδότης συμπληρώνει τη φόρμα του εντύπου Ε6, την εκτυπώνει και ακολούθως αφού τεθούν ιδιοχείρως οι υπογραφές εργοδότη και εργαζομένου, ο εργοδότης ολοκληρώνει την υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του σαρωμένου εντύπου Ε6 με τις υπογραφές. Σε περίπτωση μη υπογραφής από τον εργαζόμενο του εντύπου Ε6 ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της σαρωμένης εξώδικης δήλωσης και της έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή. Εντός 4 εργασ. ημερών από την κοινοποίηση της καταγγελίας στον απολυόμενο. Ν. 4152/13 ΥΑ 32143/Δ1.11288/18 Ορισμένου χρόνου ή έργου συμβάσεις Βεβαίωση - Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου E7 Εντός 4 εργασίμων ημερών από το αντίστοιχο γεγονός ή της λύσης της συμβάσεως Ορισμένου Χρόνου. Το έντυπο Ε7 στο τέλος του στοιχείου Ε περιλαμβάνει ειδική στήλη α) για τη συμβατική ημερ. λύσης της σύμβασης β) Ημερομηνία λήξης ΥΑ 32143/Δ1.11288/18 Υπερωριακή Απασχόληση Αναγγελία της υπερεργασίας ή νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης E8 Το Ε8 υποβάλλεται πριν από την έναρξη πραγματοποίησης της υπερεργασίας ή της νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης. Στοιχεία που αφορούν την Υπερεργασία ή τη νόμιμη Υπερωριακή απασχόληση κι έχουν καταχωριστεί σε επιτυχώς υποβληθέν έντυπο Ε8 μπορούν να τροποποιηθούν με νέα υποβολή πριν την πραγματοποίηση της αλλαγής. Το Ε8 μπορεί να υποβάλλεται και με αποστολή μηνύματος, μέσω κινητού τηλεφώνου, εφόσον ο εργοδότης έχει δηλώσει αριθμό κινητού τηλεφώνου ανά παράρτημα στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία υποβολής αποστέλλονται επίσης με μήνυμα. Ν. 4488/17 αρ. 36 Μερική ή εκ περιτροπής εργασία Σύμβαση Εργασίας μερικής απασχόλησης ή και εκ περιτροπής εργασίας E9 Για την ολοκλήρωση της υποβολής του Ε9 συνυποβάλλονται υποχρεωτικά, αφού πρώτα σαρωθούν και αποθηκευθούν σε αρχείο μορφής pdf τα έγγραφα: α) των ατομικών συμβάσεων Μερικής ή εκ περιτροπής απασχόλησης ή β) της απόφασης του εργοδότη για μονομερή επιβολή συστήματος εκ περιτροπής εργασίας αφού προηγουμένως έχουν τεθεί οι απαιτούμενες ιδιόχειρες υπογραφές. Όταν υποβάλλονται περισσότερες από μία ατομικές συμβάσεις, αυτές θα πρέπει να αποθηκεύονται μόνο σε ένα αρχείο. Το έντυπο Ε9 υποβάλλεται εντός 8 ημερών, εκτός αν είναι νέα πρόσληψη που υποβάλλεται όπως το Ε3. Σε περίπτωση που υπάρξει οποιαδήποτε τροποποίηση όρων της ήδη υφισταμένης σύμβασης στο πεδίο "Είδος μεταβολής" του εντύπου Ε9 επιλέγεται από τη λίστα τιμών είτε "τροποποίηση όρων ατομ. σύμβασης μερικής απασχόλησης" είτε "τροποποίηση όρων ατομ. σύμβασης εκ περιτροπής εργασίας". Ν. 3846/10 ΥΑ 32143/Δ1.11288/18 Επιχειρησιακή σ.σ.ε. ή δ.α. Επιχειρησιακή συλλογική σύμβαση εργασίας ή όμοια Διαιτητική απόφαση E10 Με το Ε10 υποβάλλονται μόνο οι Επιχειρησιακές σ.σ.ε. ή όμοιες ΔΑ που συνάπτονται μεταξύ των εκπροσώπων του εργοδότη και των αρμόδιων συνδικαλιστικών φορέων των εργαζομένων (και όχι ατομικές συμβάσεις εργασίας) αφού προηγουμένως έχουν τεθεί ιδιοχείρως όλες οι απαραίτητες υπογραφές και τυχόν παραρτήματα - πίνακες. Σε περίπτωση τυπικών σφαλμάτων ή και ελλείψεων (π.χ. επισύναψη εσφαλμένου αρχείου, απουσία σελίδων, ξενόγλωσσο κείμενο, απουσία υπογραφών) η υποβολή του Ε10 δεν γίνεται αποδεκτή και αποστέλλεται σχετικό μήνυμα. ΥΑ 32143/Δ1.11288/18 Κανονική Άδεια εργαζομένων Καταχώρηση στοιχείων εργαζόμενων που έλαβαν την Κανον. Άδεια το προηγούμενο ημερολ. έτος E11 Καταχωρούτναι τον Ιανουάριο (1/1-31/1) κάθε έτους τα στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια Άδεια και το επίδομα Αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό βιβλίο αδειών. Στο Ε11 γνωστοποιούνται μόνο τα ζητηθέντα στοιχεία από τις σχετικές καταχωρήσεις για τη χορηγηθείσα άδεια και το επίδομα άδειας στο βιβλίο αδειών, οι οποίες και μεταφέρονται στο ως άνω έντυπο. Σε περίπτωση πολλαπλών καταχωρήσεων για τον ίδιο εργαζόμενο στο βιβλίο αδειών, πραγματοποιείται μια συνολική εγγραφή στο Ε11 με άθροιση του αριθμού ημερών δικαιούμενης καν. άδειας και του αριθμού ημερών καν. αδείας που χορηγήθηκε και των αποδοχών αδείας και επιδόματος αδείας. Στο πεδίο των παρατηρήσεων μπορεί να καταχωρείται κάθε σχετική πληροφορία που αφορά τον εργαζόμενο, τη χορηγηθείσα σε αυτόν άδεια και το σχετικό επίδομα αδείας. ΥΑ 32143/Δ1.11288/18 Ν. 4254/14 παρ. ΙΑ5 Παρατηρήσεις Α. Διαδικασία υποβολής εντύπων Πρόσβαση στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ έχουν μόνο οι εργοδότες οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του ΕΦΚΑ χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΟΠΣ ΕΦΚΑ. Κάθε μεταβολή στοιχείων εργοδοτών, γνωστοποιούνται στον ΕΦΚΑ, εντός των προβλεπομένων προθεσμιών. Ο εργοδότης και οι λοιποί υπόχρεοι υποβάλλουν τα έντυπα επισυνάπτοντας τα αναγκαία έγγραφα που αποδεικνύουν τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας (π.χ. άδεια διαμονής, βιβλιάριο ανηλίκου κλπ.) με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας μέσω διαδικτύου, στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που υπάρχουν σε αυτό. Αφού ολοκληρωθεί η υποβολή του εντύπου στο σύστημα εκτυπώνεται αντίγραφο αυτού, αποδίδεται και αποτυπώνεται επί του εντύπου, αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία. Το αντίγραφο αποτελεί για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής το οποίο χρησιμοποιείται νομίμως. Β. Διορθώσεις Μετά την ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων Ε3 - Ε4 - Ε5 - Ε6 - Ε7 - Ε8 - Ε9 και Ε11 διορθώσεις που αφορούν αυτά τα έντυπα δεν μπορούν να γίνονται με νέα ηλεκτρονική υποβολή. Σχετικά με τα Ε3.1 - Ε3.2 - Ε3.3 - Ε3.4 διορθώσεις μπορούν να γίνονται με νέα υποβολή και μόνο σε συγκεκριμένα πεδία τους. Σε περίπτωση συμπλήρωσης εσφαλμένων στοιχείων ο κατά περίπτωση υπόχρεος υποβάλλει αμελλητί τα Ε3.1 - Ε3.2 - Ε3.3 και Ε3.4 (ορθή επανάληψη) συμπληρωμένα με τα ορθά στοιχεία. Γ. Παρέλευση προθεσμιών Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή και του ΟΑΕΔ, με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων. Ειδικά στην περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών για την υποβολή του Ε3 και Ε4 η διαδικασία της κατάθεσης πραγματοποιείται με προσέλευση στις αρμόδιες υπηρεσίες του ΣΕΠΕ, όπου υποβάλλονται σε έντυπη μορφή τα αντίστοιχα στοιχεία του Ε4 και του ΟΑΕΔ, όπου υποβάλλονται σε έντυπη μορφή τα αντίστοιχα στοιχεία του Ε3. Δ. Αντίγραφα εντύπων Εάν ο εργοδότης αιτείται τη χορήγηση θεωρημένων αντιγράφων ηλεκτρονικά υποβληθέντων εντύπων της επιχείρησής του, τότε η Υπηρεσία, αφού πρώτα αναζητήσει να βρει το συγκεκριμένο έντυπο στο Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) στη συνέχεια το εκτυπώνει και το θεωρεί ως ακριβές αντίγραφο εκ του ηλεκτρονικά υποβληθέντος εντύπου. Ε. Ομαδικός τρόπος καταχώρησης Τα έντυπα Ε3 - Ε4 - Ε5 - Ε6 - Ε7 - Ε8 - Ε9 και Ε11 μπορούν να υποβάλλονται με ομαδικό τρόπο καταχώρισης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο. Καταχωρείται το σύνολο των στοιχείων του εντύπου. Υπάρχει η δυνατότητα να καταχωρούνται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ περισσότερα έντυπα με ένα μόνο αρχείο σε μορφή .xml. Η καταχώριση των στοιχείων του αρχείου σε μορφή .xml πραγματοποιείται στη διαδρομή βοηθητικά - ομαδικές υποβολές - εισαγωγή από αρχείο. Όταν το αρχείο σε μορφή .xml παράγεται από λογισμικό τρίτων, οι χρήστες - στην αρχική οθόνη - μπορούν να "κατεβάζουν" το σχήμα (*xsd) του αρχείου για τα Ε3 - Ε4 - Ε5 - Ε6 - Ε7 - Ε8 - Ε9 και Ε11. Στ. Ευθύνη Εργοδότη Η ορθότητα, η πληρότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που περιλαμβάνονται στα πεδία των εντύπων και στα συνημμένα αρχεία καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από εργοδότη, λοιπούς κατά περίπτωση υπόχρεους και εργαζόμενο, αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του κατά περίπτωση υπόχρεου προς υποβολή στοιχείων ή των εξουσιοδοτημένων από αυτούς προσώπων. Για την ολοκλήρωση της υποβολής των εντύπων θα πρέπει να συνυποβάλλονται υποχρεωτικά τα νομιμοποιητικά έγγραφα σχετικά με τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας, όπου αυτά απαιτούνται. Δεν είναι δυνατή η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν μισθό ή ημερομίσθιο υπολειπομένων από τα νομοθετημένα κατώτατα όρια. Βλέπει και περίπτωση Ι. Ζ. Ειδικότητα - Αλλαγή Η επιλογή ειδικότητας στο έντυπο Ε3 και ο κωδικός της δεν σχετίζεται άμεσα με το πακέτο καλύψεων ασφαλιστικών εισφορών. Η προέλευση της λίστας τιμών που αφορά στο πεδίο "Ειδικότητα" προκύπτει από την επίσημη κωδικοποίηση ειδικοτήτων της ΕΛ.ΣΤΑΤ. Το κωδικολόγιο ειδικοτήτων στον ΕΦΚΑ/ΙΚΑ εξυπηρετεί το σκοπό ασφάλισης των εργαζομένων. Το κωδικολόγιο ειδικοτήτων στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ εξυπηρετεί το σκοπό καταγραφής στοιχείων αρμοδιότητας ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ. Η καταγραφή της ειδικότητας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ δεν συνδέεται με την επιλογή ασφαλιστικού πακέτου κάλυψης. Η επιλογή αυτή γίνεται στο ΙΚΑ. Σε περίπτωση αλλαγής ειδικότητας εργαζομένου η κείμενη νομοθεσία δεν προβλέπει υποβολή τροποποιητικού / συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού. Πίνακας υποβάλλεται μόνο εφ' όσον μεταβάλλονται και οι αποδοχές του εργαζομένου ή το ωράριο εργασίας του. Τότε υποβάλλεται τροποποιητική κατάσταση ωραρίου ή αποδοχών, στο πεδίο ειδικότηττας συμπληρώνεται η νέα ειδικότητα και στο πεδίο των παρατηρήσεων σημειώνεται το γεγονός ότι πραγματοποιήθηκε αλλαγή της ειδικότητας του μισθωτού καθώς και η ημερομηνία που αυτή έλαβε χώρα. Η. Άδεια άσκησης επαγγελματικής δραστηριότητας Για την ολοκλήρωση της υποβολής των εντύπων Ε3 και Ε4 αναγράφεται υποχρεωτικά, στο σχετικό πεδίο, ο αριθμός αδείας άσκησης επαγγελματικής δραστηριότητας για ειδικότητες συναφείς με α) συντήρηση, επισκευή και λειτουργία ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων β) χειρισμό μηχανημάτων τεχνικών έργων γ) εκτέλεση, συντήρηση, επισκευή και επιτήρηση της λειτουργίας μηχανολογικών εγκαταστάσεων σε βιομηχανίες και άλλες μονάδες δ) χειρισμό και την επιτήρηση ατμολεβήτων και ε) εκτέλεση τεχνικού έργου και παροχή τεχνικής υπηρεσίας για εργασίες ηλεκτροσυγκόλλησης και οξυγονοκόλλησης. Θ. Νόμιμος εκπρόσωπος επιχείρησης Στο έντυπο Ε4 αναγράφονται πλην των άλλων και ο υπεύθυνος εκπρόσωπος της επιχείρησης. Όταν ο εργοδότης αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο τότε δεν απαιτείται η υποβολή συμπληρωματικού εντύπου. Εννοείται ότι η αλλαγή αυτή θα συμπεριληφθεί στον ετήσιο πίνακα του Οκτωβρίου που ακολουθεί. Ωστόσο η υποχρέωση δήλωσης αλλαγής νομίμου εκπροσώπου εξακολουθεί να υφίσταται ενώπιον των υπηρεσιών του ΕΦΚΑ σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις. Ι. Δυσλειτουργία ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ Όταν διαπιστώνεται δυσλειτουργία του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ λόγω τεχνικών προβλημάτων ή ανωτέρας βίας, το ΣΕΠΕ εκδίδουν οδηγίες προς τις περιφερειακές υπηρεσίες σχετικά με τις προθεσμίες υποβολής του εντύπου, με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία, γνωστοποιώντας ταυτόχρονα μέσω διαδικτύου, την ορισθείσα προθεσμία της ανωτέρω υποβολής. ΙΑ. Αποδοχές υπολειπόμενες κατωτάτων ορίων Δεν είναι δυνατή η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν αναλογία μισθού ή ημερομισθίου μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας, υπολειπομένου από την αντίστοιχη αναλογία μισθού ή ημερομισθίου βάσει του νομοθετημένου κατώτατου μισθού ή ημερομισθίου. Ειδικότερα ο εργοδότης δεν μπορεί να εισάγει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ μικτές αποδοχές υπολειπόμενες των αποδοχών που προκύπτουν βάσει του τύπου της περιπτ. δ της υπ' αριθ. πρωτ. 41815/Δ10199/16.9.2016 εγκυκλίου (ΕΑΕΔ 2016 σ. 1054) δηλαδή Εργατοτεχνίτης Μικτές αποδοχές = εβδομαδιαίες ώρες Χ 4,33 Χ ωρομίσθιο Υπάλληλος Μικτές αποδοχές = εβδομαδιαίες ώρες Χ 4,166 Χ ωρομίσθιο Όταν πρόκειται για εργατοτεχνίτες και εργαζομένους που αμείβονται και ασφαλίζονται βάσει κυμαινόμενων ανά μήνα αποδοχών, οι αποδοχές αυτές αφορούν μέσες (πλασματικές) μηνιαίες αποδοχές. Η καταβολή των δεδουλευμένων αποδοχών, των δώρων εορτών, του επιδόματος αδείας κλπ. για αυτούς τους εργαζόμενους πραγματοποιείται βάσει του συστήματος αμοιβής με ημερομίσθιο. Το ύψος του συμφωνηθέντος ημερομισθίου και το γεγονός της καταβολής κυμαινόμενων ανά μήνα αποδοχών μπορεί, προαιρετικά, να καταγράφεται στο πεδίο παρατηρήσεων του Ε4. Στο ίδιο πεδίο μπορεί να καταγράφεται και κάθε άλλη χρήσιμη διευκρίνιση που αφορά τις αποδοχές, τον εργαζόμενο, την εργασιακή σχέση κλπ. ΙΒ. Κυρώσεις Προβλέπεται ρητώς πως οι κείμενες διατάξεις για την επιβολή ποινικών και διοικητικών κυρώσεων καθώς και για τα όργανα επιβολής αυτών ισχύουν αναλόγως και για τη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής. Σύμφωνα με το άρθρο 35 του ν. 4488/17 (ΕΑΕΔ 2017 σ. 878) αν από τη σχετική έκθεση ελέγχου των αρμοδίων οργάνων διαπιστώνεται η μη αναγραφή εργαζομένου στον ισχύοντα πίνακα προσωπικού επιβάλλονται, άνευ ετέρου, από τον προϊστάμενο του αρμοδίου τμήματος ΣΕΠΕ οι διοικητικές κυρώσεις του άρθρου 1 της ΥΑ 27397/122/2013 (ΕΑΕΔ 2013 σ. 864). Το άρθρο 36 του Ν. 4488/17 εκτός από τις διοικητικές κυρώσεις προβλέπει και ποινικές κυρώσεις όπως αυτές καθορίζονται από το αρθ. 28 του Ν. 3996/11. ΙΓ. Εξαιρέσεις Οι υπηρεσίες συνεχίζουν να παραλαμβάνουν χειρόγραφα μόνο για εργοδότες οι οποίοι δεν έχουν πρόσβαση στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ διότι α) έχουν απογραφεί στον ΕΦΚΑ χωρίς ΑΦΜ (π.χ. διαχειριστές πολυκατοικιών) ή β) που διαθέτουν μόνο Αριθμό Μητρώου οικοδομοτεχνικού έργου (ΑΜΟΕ). Στις δυο αυτές περιπτώσεις τα έντυπα κατατίθενται με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή και του ΟΑΕΔ ισχυουσών των προθεσμιών και της διαδικασίας που αφορούν τη χειρόγραφη υποβολή. Οι αρμόδιες υπηρεσίες ελέγχουν εάν οι εργοδότες έχουν δυνατότητα πρόσβασης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. ΙΔ. Πρόσβαση και διαχείριση Οι αρμόδιες υπηρεσίες του ΣΕΠΕ, του ΟΑΕΔ και της κεντρικής υπηρεσίας του Υπουργείου Εργασίας, έχουν πρόσβαση και διαχειρίζονται όλα τα υποβληθέντα έντυπα και δεδομένα των υποβολών, σύμφωνα με τη διαβάθμισή τους σε ομάδες και ρόλους χρηστών. Πρόσβαση σε υποβληθέντα έντυπα και δεδομένα των υποβολών έχουν οι αρμόδιες υπηρεσίες του ΕΦΚΑ, η υπηρεσία της οικονομικής Αστυνομίας και Δίωξης Ηλεκτρονικού εγκλήματος καθώς και η Διεύθυνση Επαγγελματικής Εκπαίδευσης του Υπουργείου Παιδείας, εφαρμόζοντας το πλαίσιο υπηρεσιών Ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, όπως εκάστοτε ισχύει. Τα παραγόμενα στατιστικά προϊόντα δημοσιεύονται στον ιστότοπο του Υπουργείου Εργασίας και αποτυπώνουν τα αποτελέσματα της ηλεκτρονικής καταγραφής του συνόλου των εργοδοτών και των εργαζομένων. Ειδικές περιπτώσεις 1. Εποχιακές επιχειρήσεις Δεν προβλέπεται εξαίρεση του εποχιακού χαρακτήρα επιχειρήσεων από τις προθεσμίες υποβολής των εντύπων του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ για κάθε προβλεπόμενη περίπτωση που αφορά την επιχείρηση (πίνακες προσωπικού, προσλήψεις, απολύσεις, άδειες, υπερωρίες κλπ.). 2. Εργόσημο και ΕΡΓΑΝΗ Όπως είναι γνωστό για ορισμένες κατηγορίες εργαζομένων (οικόσιτο προσωπικό, κηπουροί κλπ.) καθιερώθηκε ως τρόπος αμοιβής το Εργόσημο. Σύμφωνα με τον ν. 4093/12 και των υπουργικών αποφάσεων που ακολούθησαν (5072/6/2013, 28153/126/2013, 29502/55/2014 κλπ.) όταν η πρόσληψη των εργαζομένων αυτών έγινε για να παρέχουν εξαρτημένη εργασία ιδιωτικού δικαίου, ορισμένου ή αορίστου χρόνου και ανεξάρτητα από τον τρόπο αμοιβής (εργόσημο ή όχι) τότε ο εργοδότης υπέχει υποχρέωση υποβολής ηλεκτρονικά στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ όλων των εντύπων που προβλέπονται και για τους λοιπούς μισθωτούς. Εάν η εργασία την οποία προσφέρουν είναι με σύμβαση έργου ή σύστημα ανεξαρτήτων υπηρεσιών τότε δεν έχει αυτή την υποχρέωση, ούτε βέβαια και αναγγελίας πρόσληψης. 3. Δανεισμός Σε περίπτωση γνήσιου δανεισμού μισθωτού, όταν δηλαδή ο εργαζόμενος, ενώ προσφέρει την εργασία του κανονικά στον αρχικό εργοδότη, παραχωρείται προσωρινά σε τρίτη επιχείρηση με τη διασφάλιση επανόδου του στον αρχικό εργοδότη, τότε η επιχείρηση που δανείζεται τον μισθωτό υποβάλλει συμπληρωματικό πίνακα ωραρίου (Ε4) που αφορά στον εν λόγω εργαζόμενο με την παρατήρηση ότι αφορά σε υπό δανεισμό, μισθωτό, ενώ θα αναγράφονται και τα στοιχεία της δανείζουσας επιχείρησης. 4. Εργαζόμενοι χωρών Ευρωπαϊκής Ένωσης Επιχειρήσεις που αποσπούν εργαζομένους στο έδαφος της Ελλάδας από χώρες Ευρωπαϊκής Ένωσης, για την εκτέλεση προσωρινής εργασίας, στο πλαίσιο διεθνικής παροχής υπηρεσιών και δεδομένου ότι οι εργαζόμενοι αυτοί δεν διαθέτουν ΑΦΜ, ΑΜΕ και λοιπά στοιχεία που απαιτούνται από το Π.Σ. τότε ο πίνακας προσωπικού κλπ. κατατίθεται με προσέλευση στην υπηρεσία. 5. Πρακτική άσκηση και μαθητεία Σύμφωνα με το άρθρο 10 του ν. 4554/18 (ΕΑΕΔ 2018 σ. 770) ο εργοδότης υποχρεούται να καταχωρεί στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ τους μαθητευομένους, σπουδαστές και φοιτητές που πραγματοποιούν πρακτική άσκηση ή μαθητεία καθώς και κάθε μεταβολή αυτής, πριν από την έναρξη της πραγματοποίησής της. 6. Έμμεσος εργοδότης - ΕΠΑ Εφ' όσον ο έμμεσος εργοδότης δεν απασχολεί άλλο προσωπικό, οπότε δεν έχει απογραφεί στο ΠΣ ΙΚΑ - ΕΤΑΜ καταθέτει το πρόγραμμα εργασίας των προσωπινά απασχολουμένων με προσέλευση στην υπηρεσία. Εάν είναι εγγεγραμμένος στα αντίστοιχα μητρώα εργοδοτών ακολουθείται η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής. Σε κάθε περίπτωση στον πίνακα θα πρέπει να υπάρχει υποσημείωση ότι αφορά σε προσωρινά απασχολούμενους εργαζόμενους, ενώ θα καταγράφονται και τα στοιχεία της ΕΠΑ - άμεσου εργοδότη -. 7. Δημόσιο Προβλέπεται ρητώς ότι οι φορείς που αναφέρονται στο "Μητρώο Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης" του Υπουργείου Διοικητικής ανασυγκρότησης ΔΕΝ υποβάλλουν Ε8 και Ε11 για το απασχολούμενο με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικό τους. 8. Παράρτημα Σε περίπτωση πρόσληψης εργαζομένων από νέο παράρτημα επιχείρησης που δεν έχει απογραφεί στο ΙΚΑ ο πίνακας Ε4 υποβάλλεται από την έδρα της επιχείρησης, ως συμπληρωματικός νέας πρόσληψης, με την παρατήρηση ότι οι εργαζόμενοι θα απασχοληθούν στο νέο παράρτημα της επιχείρησης, ενώ θα σημειωθούν και τα στοιχεία του. Από τη στιγμή βέβαια που το νέο παράρτημα θα λάβει τους κωδικούς πρόσβασης όλες οι επόμενες υποβολές θα πραγματοποιούνται από αυτό. 9. Σύστημα επιβολής εκ περιτροπής εργασίας Η εκ περιτροπής εργασία είναι μια ειδικής μορφής Μερική απασχόληση για την οποία ο εργοδότης μπορεί, υπό προϋποθέσεις, να προχωρήσει στην επιβολή της, κατά τη διάρκεια της σύμβασης, με κυρίαρχο στοιχείο την εναλλαγή των εργαζομένων. Στην περίπτωση αυτή ο εργοδότης γνωστοποιεί ηλεκτρονικά στο ΕΡΓΑΝΗ το έντυπο Ε9 εντός 8 ημερών. Εφόσον παρέλθει η προθεσμία αυτή η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε9 καθίσταται αδύνατη. Σε περίπτωση που επιχειρηθεί ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε9 για περισσότερους του ενός εργαζόμενους και η προθεσμία έχει παρέλθει, έστω και για έναν από αυτούς, η ηλεκτρονική υποβολή καθίσταται επίσης αδύνατη. Υποβάλλονται υποχρεωτικά σαρωμένα, ως συνημμένα το έγγραφο ατομικής σύμβασης που αφορούν την εκ περιτροπής εργασία και η απόφαση του εργοδότη, αφού τεθούν οι απαραίτητες υπογραφές. Την ίδια ημέρα και πάντως πριν την έναρξη εφαρμογής του προγράμματος υποβάλλεται το νέο πρόγραμμα εργασίας. 10. Σύστημα Μερικής απασχόλησης Σε περίπτωση που κατά τη διάρκεια ισχύος της σύμβασης εργασίας πλήρους απασχόλησης συμφωνηθεί μεταξύ των δύο πλευρών η μετατροπή της σε Μερική απασχόληση, χωρίς να λυθεί η σύμβαση, τότε ισχύουν όσα και στην περίπτωση 9 αναφέρονται για την εκ περιτροπής εργασία. 11. Περιεχόμενο πινάκων προσωπικού - Ε4 Εις τους πίνακες προσωπικού θα περιλαμβάνονται η επωνυμία της επιχείρησης, το είδος της δραστηριότητας, ο τόπος λειτουργίας, ο υπεύθυνος και ο ΑΦΜ της επιχείρησης. Επίσης θα περιλαμβάνονται τα πιο κάτω στοιχεία καθ' ενός από τους απασχολουμένους μισθωτούς: 1. Ονοματεπώνυμο, όνομα πατέρα και μητέρας, ηλικία και οικογενειακή κατάσταση. 2. Ειδικότητα, ημερομηνία πρόσληψης και τυχόν προϋπηρεσία. 3 Τον αριθμό κάρτας πρόσληψης (ΟΑΕΔ), τον αριθμό μητρώου του ΙΚΑ (ΕΦΚΑ). Επί ανηλίκων τον αριθμό βιβλιαρίου ανηλίκων και επί αλλοδαπού τον αριθμό αδείας εργασίας αυτού. 4. Τα στοιχεία του τεχνικού ασφαλείας και του γιατρού εργασίας, καθώς και το ωράριο απασχόλησης στην επιχείρηση. 5. Η διάρκεια εργασίας (ώρες έναρξης και λήξης ημερησιως) το διάλειμμα και τις διακοπές εργασίας. 6. Τις πάσης φύσεως καταβαλλόμενες αποδοχές. Η ορθότητα και η ακρίβεια των αποδοχών και λοιπών στοιχείων αποτελεί ευθύνη του εργοδότη και του εξουσιοδοτημένου προσώπου. Ο πίνακας προσωπικού προσυπογράφεται υποχρεωτικά και από τον προϊστάμενο προσωπικού ή λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο λογιστή που συμπράττει στη σύνταξή τους. Βεβαιώνουν την ακρίβεια αυτών και έχουν όλες τις ευθύνες που προβλέπονται από τον ν. 1599/86. Τυχόν παράλειψη της υπογραφής από τον υπεύθυνο λογιστή αιτιολογείται από τον εργοδότη με δήλωση του ν. 1599/86. 12. Οικοδομικά και Τεχνικά έργα Το άρθρο 37 του ν. 4488/17 προβλέπει ότι εργοδότης που εκτελεί οικοδομική εργασία ή τεχνικό έργο, υποχρεούται να αναγγέλλει ηλεκτρονικά στο ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα του ΣΕΠΕ (ΟΠΣ - ΣΕΠΕ) το απασχολούμενο προσωπικό, πριν από την έναρξη κάθε ημερήσιας απασχόλησης. Προβλέπει επίσης ότι με απόφαση του Υπουργού Εργασίας καθορίζεται η διαδικασία της αναγγελίας, τα στοιχεία που περιλαμβάνει καθώς και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια. Μέχρι τώρα δεν έχει εκδοθεί αυτή η Υπουργική απόφαση, οπότε μέχρι τότε θα εφαρμόζεται το ΒΗΔΑΠ που προβλέπει το άρθρο 33 του ν. 1836/89.
ΕΑΕΔ Περιοδικό Εργατικού και Ασφαλιστικού Δικαίου – Εργατικά – Εργατική νομοθεσία – Ασφαλιστική νομοθεσία – ΣΣΕ – Αποδοχές – Μισθός – Ημερομίσθιο – Επιδόματα – Συνταξιοδότηση – ΙΚΑ – ΕΑΕΔ Περιοδικό Εργατικού και Ασφαλιστικού Δικαίου
